Politique de confidentialité

OBHS Consult SRL attache une grande importance à la rotection de votre vie privée et s’engage à traiter vos données personnelles conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et aux lois belges en la matière. La présente Politique de confidentialité vise à vous informer de la manière dont vos données sont collectées, utilisées et protégées lorsque vous utilisez le Site de OB ProMatch.

Données collectées

Nous ne collectons des données personnelles vous concernant que si vous nous les fournissez volontairement, par exemple en nous contactant par e-mail ou via un formulaire sur le Site ou l’application OB ProMatch. Les données collectées peuvent inclure vos informations d’identification et de contact (tel que nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone), des informations professionnelles (poste, entreprise) ainsi que le contenu du message ou de la demande que vous nous adressez. Par ailleurs, certaines données techniques peuvent être recueillies automatiquement lors de votre navigation sur le Site (par exemple, adresse IP, type de navigateur, données de connexion), notamment via des cookies et traceurs – veuillez consulter notre Politique de cookies pour plus de détails à ce sujet. En tout état de cause, OBHS Consult SRL s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités exposées ci-dessous.

Finalités du traitement

Les données que vous nous communiquez sont traitées pour des finalités précises et légitimes. Principalement, OBHS Consult SRL utilise vos données afin de : (a) répondre à vos demandes de renseignements, de support ou de contact (par e-mail ou via le formulaire) et, plus généralement, communiquer avec vous à votre initiative ; (b) vous fournir les informations ou services que vous sollicitez concernant OB ProMatch ou les activités d’OBHS Consult ; (c) assurer le fonctionnement et la sécurité du Site, améliorer la qualité du Site et de nos services (par exemple, via des statistiques d’utilisation anonymisées) ; (d) respecter nos obligations légales éventuelles. Vos données ne seront pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités initiales.

Base légale du traitement

OBHS Consult SRL traite vos données personnelles uniquement sur une base légale appropriée .
En particulier :

Lorsque vous nous contactez volontairement (via e-mail, formulaire ou application), le traitement de vos données est fondé sur notre intérêt légitime à vous répondre et à gérer votre demande de manière adéquate. Cet intérêt est considéré comme légitime car vous prenez vous-même l’initiative de nous contacter et vous pouvez raisonnablement attendre une réponse de notre part.
Si vous fournissez des données dans le cadre d’une éventuelle inscription à des services ou communications (exemple : inscription à une newsletter ou création d’un compte utilisateur, dans l’hypothèse où de telles fonctionnalités seraient proposées), nous traiterons ces données sur la base de votre consentement explicite, que vous pourrez retirer à tout moment.
De même, l’utilisation de certains cookies non essentiels (par exemple à des fins d’analyse d’audience) ne se fera qu’avec votre consentement spécifique (voir Politique de cookies).
Enfin, certains traitements pourraient être fondés sur une obligation légale (par ex. conservation de documents comptables si vous devenez client d’OBHS Consult SRL) ou sur l’exécution d’un contrat que vous concluriez éventuellement avec OBHS Consult (par ex. si vous devenez client et signez un contrat de service hors du Site). Dans ce cas, seules les données nécessaires à l’exécution du contrat ou au respect de la loi seront traitées.

Destinataires des données

Vos données personnelles sont destinées exclusivement à OBHS Consult SRL et à son personnel habilité, dans la limite de leurs attributions respectives. Nous pouvons faire appel à des prestataires ou sous-traitants de confiance pour nous assister dans le cadre du fonctionnement du Site ou de nos activités (par exemple, l’hébergeur du Site, des services informatiques ou des outils d’emailing). Ces prestataires peuvent avoir accès à vos données uniquement pour accomplir des tâches précises pour notre compte et sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que nous. En dehors de ces cas, OBHS Consult SRL ne communique pas vos données personnelles à des tiers, sauf obligation légale, requête d’une autorité judiciaire/administrative compétente ou avec votre consentement explicite. En particulier, nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers à des fins marketing.

Transferts internationaux

Vos données sont stockées principalement en Belgique ou au sein de l’Union européenne. En principe, nous n’effectuons pas de transferts de données personnelles vers des pays situés en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE). Si toutefois certains de nos sous-traitants ou outils impliquent un traitement en dehors de l’EEE (par exemple, utilisation de services cloud ou d’analytics pouvant impliquer des serveurs aux États-Unis), OBHS Consult SRL s’assurera que des garanties appropriées sont en place pour encadrer ce transfert, conformément aux exigences du RGPD (clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, adhésion au EU-US Data Privacy Framework si applicable, etc.). Vous pouvez nous contacter pour obtenir davantage d’informations à ce sujet le cas échéant.

Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Plus précisément, les messages ou demandes que vous nous adressez (via e-mail ou formulaire) seront conservés pendant le temps nécessaire à leur traitement et à notre suivi, puis archivés de manière intermédiaire. En l’absence de relation contractuelle ultérieure, ces données de contact seront supprimées ou anonymisées au plus tard dans un délai de 2 ans à compter du dernier échange avec vous (sauf obligation légale de les conserver plus longtemps). Si vous devenez client d’OBHS Consult SRL à la suite de votre démarche, vos données pourront être conservées plus longtemps, notamment pendant toute la durée de la relation contractuelle puis archivées pendant la durée de prescription légale applicable (par ex. 7 à 10 ans pour les documents comptables). Les données collectées à des fins d’analyse d’audience via des cookies sont conservées pendant la durée indiquée dans la Politique de cookies (généralement pas plus de 13 mois pour les cookies analytiques). Au-delà des durées mentionnées, les données personnelles sont soit supprimées, soit rendues anonymes de manière irréversible.

Vos droits

Conformément à la réglementation sur la protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d’accès : vous pouvez obtenir la confirmation que nous détenons des données vous concernant et demander la communication de ces données, ainsi que des informations sur les finalités du traitement et les destinataires.
Droit de rectification : vous pouvez demander la correction ou la mise à jour de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : vous pouvez, dans certains cas, obtenir la suppression de vos données, notamment si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou si vous retirez votre consentement (lorsque le consentement était la base légale du traitement). Ce droit peut être limité par nos obligations légales (par exemple, nous ne pouvons pas supprimer des données que la loi nous oblige à conserver).
Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement de vos données (par exemple, si vous contestez l’exactitude des données ou le fondement du traitement), le temps que nous analysions votre requête.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles fondé sur notre intérêt légitime. Si vous exercez ce droit, nous cesserons le traitement, sauf si nous pouvons démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le poursuivre (par ex. défense de droits en justice). Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale si nous en effectuons (ce n’est pas le cas actuellement, car nous n’envoyons pas de prospection sans consentement).
Droit à la portabilité : pour les données que vous nous avez fournies directement et qui sont traitées sur la base de votre consentement ou d’un contrat, vous pouvez demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de les faire transmettre directement à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.
Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement de vos données repose sur votre consentement (par exemple, inscription facultative à une newsletter), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de consentement n’affecte pas la légalité des traitements effectués avant ce retrait.
Directives post-mortem : (le cas échéant) En vertu de l’article 85 de la Loi belge du 30 juillet 2018, vous avez la possibilité de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès. Si nous devions être informés de votre décès, et en l’absence de directives, vos données seront traitées selon les dispositions légales en vigueur.

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter selon les modalités indiquées ci-dessous (voir Contact). Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le délai d’un mois (prolongeable de deux mois si nécessaire compte tenu de la complexité de la demande), conformément au RGPD. Il est possible que nous vous demandions un justificatif d’identité si nous avons un doute raisonnable sur l’identité du demandeur, afin de protéger vos données contre toute demande frauduleuse.

Sécurité des données

OBHS Consult SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, et pour les protéger contre la perte, le vol, l’altération ou l’accès non autorisé. Par exemple, nous utilisons des méthodes de sécurisation des communications (HTTPS/TLS) sur le Site, et nous veillons à ce que nos prestataires offrent des garanties de sécurité adéquates. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos informations, il est important de noter qu’aucun système de transmission ou de stockage électronique n’est infaillible à 100 %. En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les conditions prévues par la loi.

Contact et Délégué à la protection des données (le cas échéant)

Pour toute question, préoccupation ou demande relative à la présente Politique de confidentialité ou à vos données personnelles, vous pouvez contacter OBHS Consult SRL :

Par email : contact@obpromatch.com
Par voie postale : OBHS Consult SRL, Rue Laurent Heirbaut 5 bte 2, 1083 Bruxelles, Belgique.

Actuellement, compte tenu de la taille et de la nature de notre activité, OBHS Consult SRL n’est pas tenue de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO). Néanmoins, pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez utiliser les coordonnées ci-dessus et votre demande sera traitée par la personne en charge de ces questions en interne.

Réclamation auprès de l’autorité

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés ou que le traitement n’est pas conforme aux lois applicables, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (APD) – Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (site web : autoriteprotectiondonnees.be, e-mail : contact@apd-gba.be, téléphone : +32 2 274 48 00) .

Cette Politique de confidentialité peut être amenée à évoluer pour refléter les changements dans nos pratiques ou dans la réglementation. Nous vous invitons donc à la consulter périodiquement. En cas de modification substantielle, nous vous informerons par le biais d’une mention spéciale sur le Site (ou par tout autre moyen approprié) afin que vous puissiez en prendre connaissance.